Определение срока хранения документов

Как высчитать срок хранения документов?

Рассмотрим на примере графика отпусков, который хранится 1 год. Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Основание:

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ.

Какие дела создавать в отделе кадров и сколько их хранить

Какие дела создавать в отделе кадров и сколько их хранить? Номенклатура дел отвечает на это вопрос. Внизу приведена примерная номенклатура дел отдела кадров. Этот документ составляется на предстоящий календарный год в последнем квартале текущего года.

 

Основание:

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Как уничтожить документы?

В своей профессиональной деятельности специалисты по кадрам оформляют очень большой объем документов. И периодически перед ними возникает вопрос об уничтожении документов. Что это за процедура? Нужно ли оформлять какие-то документы? В этой статье можно получить ответы на эти вопросы.

Во-первых, нужно определить ценность документов, для этого проводится экспертиза ценности.

Когда нужно проводить экспертизу ценности?

Во-вторых, необходимо разделить все дела, создаваемые в отделе кадров, на группы дел, с точки зрения архивного законодательства, т.е. определить какие дела можно уничтожать. Это можно делать после того как закончится срок их хранения. Что это за документы?

  • временного хранения (до 10 лет). Эти дела не передаются в архив, хранятся в отделе кадров,
  • временного срока хранения (свыше 10 лет). Эти документы передаются в архив,
  • документы по личному составу. Эти документы передаются в архив. При этом  необходимо учитывать, что изменились сроки хранения этих дел, в связи с внесением изменений в ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Документы по личному составу

  • законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
  • законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Для выполнения всех перечисленных мероприятий, необходимо создать экспертную комиссию.

 

 

Экспертная комиссия должна периодически проводить заседания.

Чем конкретно должна заниматься экспертная комиссия.

Также экспертная комиссия рассматривает и согласовывает номенклатуру дел.

Основание:

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ.

Приказ от 31.03.2015 г. № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Приказ Государственной Архивной службы России от 19.01.1995 г. № 2 «Об утверждении примерного Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).