Перечень дел, создаваемых в отделе кадров

Как определить какие дела необходимо создавать в отделе кадров, сколько времени их хранить?

С первого взгляда кажется, что этот процесс не нужно организовать. Что этот процесс стихийный. Так, возникла необходимость в создании дела, и его создали. Все само собой происходит. На самом деле, это совсем не так. Необходимо раз в год формировать номенклатуру дел. Она составляется в последнем квартале текущего года на календарный год. Да, да. Именно этот документ регламентирует этот процесс, которым кажется нам стихийным. Вот эта тема и раскрыта в этой статье.

Обратимся для начала к определению номенклатуры дел которое раскрыто в ГОСТ Р 7.0.8-2013: «Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения». Как должен выглядеть этот документ можно посмотреть в приложении № 8 к «Основным правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Эта форма приведена ниже: номенклатура дел для структурного подразделения:

 

 

Тут же возникает вопрос, можно ли еще чем-то руководствоваться при создании этого документа. Сразу же скажу, что да. Есть такой документ, это приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В нем 12 перечней по разным направлениям деятельности организаций, в том числе в разделе № 8 «Кадровое обеспечение».

 

В следующей статье мы рассмотрим порядок формирование дел при ведении воинского учета

Уровни образования

Специалисту по кадрам на этапе приема на работу будущего сотрудника необходимо тщательно изучить его документы, которые он предъявляет при заключении трудового договора. И надо заметить, что большую сложность при выполнении этой работы, вызывает необходимость разобраться с документами об образовании. Это связано с тем, что законодатель не дремлет и периодически меняет формы документов. В этой статье рассмотрена тема уровней образования. Как разобраться: какое конкретно образование у кандидата?

Основание

Федеральный закон от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

Новации в проведении проверок контролирующих органов

Прибытие для проведения проверки сотрудника из любого контролирующего органа всегда стресс для работников этой организации. Но на сегодняшний день есть позитивные сдвиги в работе надзорных органов. Эта тема будет рассмотрена в данной статье.

С недавнего времени изменился подход к проверкам: стал применяться риск-ориентированный подход. В чем он заключается? Все организации поделены на категории рисков и в зависимости от присвоенной им категории рисков определяется периодичность проверок организаций (Постановление Правительства РФ от 16.02.2017 г. № 197 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»):

категория высокого риска- один раз в 2 года,

категория значительного риска — один раз в 3 года,

категория среднего риска — не чаще чем один раз в 5 лет,

категория умеренного риска — не чаще чем один раз в 6 лет,

категория низкого риска — не проводятся проверки.

На сайте Генеральной прокуратуры РФ  https://proverki.gov.ru/ можно увидеть перечень будущих  проверок и увидеть результаты прошлых проверок:

В строке «Поиск проверок» для этого нужно набрать ИНН или ОГРН или наименование организации.

 

Контролирующие органы определили перечень правовых актов, содержащие обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении проверок. Это, безусловно, очень полезный момент в работе кадрового работника, так как в одном документе собраны все правовые акты. Ниже приведен далеко не полный перечень таких документов.

Приказ Роструда от 30.12.2016 г. № 538 «Об утверждении перечней правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю (надзору), осуществляемых Федеральной службой по труду и занятости». В этом документе 9 приложений. В том числе в приложении № 1 приведен перечень актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по федеральному государственному надзору за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Приказ Роскомнадзора от 18.10.2016 г. № 272 «О перечне правовых актов, содержащих обязательные требования». В этом документе 9 приложений, посвященных разным видам проверок. В том числе в приложении № 4 приведен перечень проверок, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при осуществлении контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных законодательству РФ в области персональных данных».

Также созданы проверочные листы для осуществления Федерального государственного надзора за соблюдение трудового законодательства: приказ Федеральной службы по труду и занятости от 10.11.2017 г. № 655 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления Федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Безусловно, налицо положительные тенденции в работе контролирующих органов. Они стремятся быть более открытыми.

Дополнительное профессиональное образование

В этой статье Вы найдете ответ на следующие вопросы: Что такое дополнительное образование, какие существуют виды дополнительного образования и документы, подтверждающие его получение?

Дополнительное профессиональное образование направлено
  • на удовлетворение образовательных и профессиональных потребностей,
  • профессиональное развитие человека,
  • обеспечение соответствия его квалификации меняющимся условиям профессиональной деятельности и социальной среды.
К освоению дополнительных профессиональных программ допускаются следующие лица:
1) имеющие среднее профессиональное и (или) высшее образование;
2) получающие среднее профессиональное и (или) высшее образование.
Существуют два вида дополнительного профессионального образования: это повышение квалификации и профессиональная переподготовка.
Повышение квалификации
Программа повышения квалификации направлена
  • на совершенствование и (или) получение новой компетенции, необходимой для профессиональной деятельности,
  • и (или) повышение профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации.
Минимально допустимый срок освоения программы не может быть менее 16 часов.
Документ о квалификации: удостоверение о повышении квалификации.
Профессиональная переподготовка
 Программа профессиональной переподготовки направлена
  • на получение компетенции, необходимой для выполнения нового вида профессиональной деятельности,
  • приобретение новой квалификации.
 Минимально допустимый срок освоения программы не может быть менее 250 часов.
 Документ о квалификации: диплом о профессиональной переподготовке.
Основание:

Ст. 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ»

Приказ Минобрнауки РФ от 1 июля 2013 г. № 499 «Об утверждении порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам»

Как посчитать норму рабочего времени сотрудника за месяц или за год

Чем только не приходится в своей трудовой деятельности заниматься специалисту по кадрам!!! В том числе иногда возникает необходимость посчитать норму рабочего времени конкретного сотрудника за месяц или за год. И я вам скажу, что особенно вызывает сложности у кадровых работников произвести такой подсчет у определенной категории персонала. Работник может трудиться в разных режимах работы: шестидневная с одним выходным днем,  сменная работа. Он вообще может приниматься на неполную рабочую неделю, например, рабочая неделя будет составлять 18 или 8 часов. Но при решении данной задачи это не будет иметь значение. Так как подход будет одинаковый ко всем.

Итак, что мы делаем?

1 шаг. Определяем норму часов работы в неделю.

Она у каждого сотрудника может быть своя, но не должна быть больше 40 часов в неделю. Примеры недельной нормы часов:

  • для работников в возрасте до шестнадцати лет — не более 24 часов в неделю,
  • для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — не более 35 часов в неделю;
  • для работников, являющихся инвалидами I или II группы, — не более 35 часов в неделю;
  • для работников, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3 или 4 степени или опасным условиям труда, — не более 36 часов в неделю.

2 шаг. Рассчитываем норму рабочего времени в конкретном месяце

  1. Продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5.
  2. Результат пункта 1 умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца. При этом нам здесь не важен режим работы конкретного сотрудника. Мы считаем количество рабочих дней какого-то абстрактного человека. Определяем сколько дней он отработает в месяц, выкидывая при этом выходные и праздничные дни. Почему так? Потому что речь идет о норме.
  3. Из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней. Зачем мы это делаем? Согласно ч. 1 ст. 95 Трудового кодекса РФ: «Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час».
  4. И наконец, получаем желаемый результат: норму часов в месяц конкретного работника.

В аналогичном порядке исчисляется норма рабочего времени в целом за год: продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели в году и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном году, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней. И получается норма часов в год.

Обратите внимание, что исчисленная в таком порядке норма рабочего времени распространяется на все режимы труда и отдыха, в том числе и на сменный режим работы.

Альтернативное решение задачи

Можно в производственном календаре за определенный год найти норму рабочего времени конкретного работника, исходя тоже из его нормы часов в неделю.

Правовой акт

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13 августа 2009 г. № 588н «Об утверждении порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю»